経費管理コラム 第7回
世界で5,810万人に利用される
「SAP Concur」の魅力とは

世界で5,810万人のユーザーがいるという「SAP Concur」は、出張・経費管理クラウドシステムです。特にクラウド型の経費管理システムである「Concur Expense」は、ユーザーの98％がサービスを継続して利用しているという驚きの数字もあります。 ここでは「Concur」の魅力に迫ってみましょう。

「SAP Concur」が解決する課題

SAP Concurは出張・経費管理に特化したクラウドサービスです。経費管理は、会社や社員の使用した経費を領収書ベースで把握し、それをExcelなどの帳簿に手作業で入力しなければならないなど、経理部門にとっても社員にとっても、手間のかかる作業となっています。こうした手作業による経費管理は、トータルでみれば多くの時間を費やしているといえます。海外出張の多い会社でなおさらといえます。

SAP Concurは、こういった手作業を中心とした経費管理の手間をクラウドサービスにより解消します。サービスを利用することで、経費の申請から、裁可、決済、支払い処理までの工程を自動化、一元化します。これにより、各段階で発生する繁雑な事務作業から担当者を解放します。また、出張時の経費も可視化できるため、処理が非常にシンプルになります。さらに、経費管理を一元化することで不正操作を防止し、会社のガバナンスを強化できます。

たとえば、クラウド型の経費精算システム「Concur Expense」では、サービスにログインすることですぐに経費管理を行うことができ、しかも実際の作業は「確認」がほとんどです。Concur Expenseは電子領収書に対応しているため、出張先で対応するサービスを利用すれば領収書のデータがConcur Expenseに送られ、自動的に精算書に明細が記入されます。また、一般的な領収書でもスマートフォンのカメラで撮影してConcur Expenseにアップロードすることで、同様に自動で記入されます。

「SAP Concur」が選ばれる理由

SAP Concurがクラウド型の出張・経費管理サービスに特化していることは、他のサービスをみてもわかります。
たとえば「Concur Travel」は、海外出張に関わるホテルや飛行機、レンタカーなどの予約を行えるツールです。手配できるホテルや飛行機などは、事前定義された企業ポリシーと、個々の出張規定に基づいて提供されるので、規定外のホテルや飛行機を予約する心配はなく、出張予約を容易に行うことができます。もちろん、利用後は出張精算情報がConcur Expenseに送られます。

また、「Concur Invoice」は会社の消耗品費や水道光熱費、外部サービス費など、サプライヤーからの請求書に基づいて支払依頼、承認、支払処理という時間のかかるプロセスを自動化するサービスです。請求書に基づいて支払依頼を登録することで、自動的に規定やサプライヤー登録の確認などが行われ、自動で承認ワークフローが起動、経理部門は記入や入力といった作業を行うことなく、事業部門からの支払依頼を確認し、支払処理を行うだけです。

このほか、出張時のサポートに有効な「Concur Locate」では、社員の出張先で不測の事態が発生したときに、従業員の安全管理とセキュリティの確保に必要な情報と連絡手段を提供します。さらに、経費情報を可視化・分析することで経営戦略に生かせる「Concur Business Intelligence 」なども提供しています。あくまで出張・経費管理にこだわり、関連する業務を可視化し、自動化と透明化によって大幅な省力化を実現します。これにより経理部門は、経費計算などの雑務から解放され、本来の「経営管理業務」に集中することが可能になります。このあたりがSAP Concurの人気の理由のようです。

「SAP Concur」導入の実際

SAP Concurはクラウドサービスとして提供しています。そのため社内に新たな機器を設置したり、システムを構築する必要はありません。サービスに申し込むことで、すぐに利用を開始できます。また、紙を使用したフローがほとんどなくなるため、ペーパーレス化にも有効です。

なお、国内有数のSIerである「富士ソフト」もConcur Expenseを導入しており、同時にパートナー企業として、SAP Concurのライセンス契約から導入支援、導入後のサポートまで一括してご提供しています。これによる安心感は大きいといえます。富士ソフトでは、Concurの経費精算システムを検証しています。利便性においては、同社は毎月2,000枚もの領収書の管理が非常に大きな課題でしたが、Concur上で社内規定や入力ルールの制限をシステム的に制御できるので、全体で5割強の工数を削減できました。

領収書の管理もバーコードで読み取るだけなので、作業が大変楽になり、システムと紙の一元管理も実現できてきます。利用者にとっても、経路検索はもちろん、SuicaやPASMOなどのICカード連携やタブレット端末、スマートフォンを使っての申請・承認ができるところが利便性の向上につながっています。申請から支払いまでの時間が短縮され、問い合わせの件数や差し戻し件数が５％から0.3％以下と、非常に少なくなり効果を感じています。