経費管理コラム 第8回
経費管理のペーパーレス化とメリット

ITの普及にともなって、ペーパーレス化の動きが加速しています。ペーパーレス化は以前からも提起されていることですが、特にクラウドサービスとスマートデバイスが一般化したことにより、実現性の高いものとなりました。これまでは印刷を控えるといった対策が中心でしたが、「SAP Concur」の登場により領収書や請求書のペーパーレス化も可能になりました。
ここでは、「SAP Concur」の導入によるペーパーレス化効果について紹介します。

求められるペーパーレス化

もともと省資源などを目的に叫ばれていたペーパーレスですが、2004年に制定された「e-文書法」によって電子化された文書の保管が可能になり、ペーパーレスの動きが加速しました。企業などが「紙」を扱う際のコストは少なくないため、これを機に印刷を制限するケースが増えました。しかし、領収書や請求書のペーパーレス化はなかなか進みませんでした。

その理由は、領収書の電子化には
・電子化の対象は3万円未満の領収書のみ
・原稿台付スキャナにて読み込まれたもの
・電子化したファイルに対して電子署名を付与
・電子化したファイルに対してタイムスタンプを付与

といった条件があり、実際の企業現場では「領収書を3万円未満と3万円以上ものに区別して保管、運用を行う」という新たな作業が発生する上に、電子署名やタイムスタンプに対する「設備投資」も必要でした。これらが障壁となり、活用できる企業はわずかでした。

しかし、この規制を緩和する動きが活発化し、領収書は3万円以上でも対象となり、更に電子化したファイルの電子署名の付与も不要になりました。 日本CFO協会による調査では、領収書電子化に対して興味を持っている企業が95％を占めるなど、ほとんどの企業が領収書を電子化して、紙の原本の保管をやめたいと思っていることが明らかになっています。

Concur Expenseで実現するペーパーレス化

前述の調査結果では、領収書の電子化に興味を持つ企業のうち、54％は「電子化の条件次第では関心がある」と答えています。その条件から2つが撤廃され、残る条件は利用可能なスキャナの要件と、タイムスタンプの付与ということになります。しかし、それでも実際に領収書の電子化に踏み切る企業が多くなるとは考えづらいところです。

その理由は、実務の繁雑さにあります。

現在の経費精算は、従業員は「紙を台紙に貼付して提出すること」、経理部門は「それらを漏れなく各部門から集めること」、そして「日別・月別・部門別等に分けて倉庫に保管し、必要に応じて再度倉庫から出してくること」が必要です。たとえ規制が緩和されても、要件によって使用できるスキャナが限定されてしまうため、結局従業員は領収書を会社に持ち込み、スキャナを使わなければなりません。

しかし最近では、電子領収書が一般化しつつあります。また、出張・経費管理クラウドシステム「SAP Concur」を利用することで、経費の申請から裁可、決済、支払い処理までの工程を自動化、一元化することができます。たとえば、航空会社やホテル、レンタカーなど、電子領収書の発行が可能なサービスを利用すれば、各社から取引データを直接取得できるので、明細が精算書に自動的にアップロードされるので、入力の手間が一切省けます。

Concur Expense導入のメリット

Concur Expenseを導入することで、従業員は紙を台紙に貼付して提出することが不要になります。電子領収書であれば画像データとして保存されておりますので、業務上の処理は何もする必要がありませんし、一般的な領収書であればスマートフォンで領収書を撮影してConcur Expenseにアップロードすることで、自動的に記載が行われます。

また経理部門においては、従業員が電子領収書を使用したり領収書の写真をConcur Expenseに送ることで領収書のデータがConcur Expenseへ自動的に記載されるため、領収書を漏れなく各部門から集める必要がなくなります。さらに、経費精算の情報はConcur Expense上に電子化され蓄積されるので、書類を倉庫に保管する必要もなくなります。過去の情報が必要になったときには、簡単な操作で検索することができます。

富士ソフトは、Concur Expenseの国内第1号となるアライアンスパートナーであり、Concur Expense専門のチームが基幹システム連携などに対応、約10,000人規模の自社導入実績はアジア最大級となっています。また、Concur Expenseの初期導入から運用保守までトータルにサポートします。Concur導入時のテストや外部システムとの連携などにお悩みの場合には、ぜひご相談ください。