経費管理コラム 第6回
注目を集める経費管理システム
「Concur Expense」とは

クラウドベースの経費管理システムである「Concur Expense」が注目を集めています。このサービスは、経費処理作業を自動化することで、経理部門が本来の「経営管理業務」に集中することが可能になるというものです。また、多くのサービスとの連携が可能で、日本でも企業規模を問わず導入が進んでいます。
ここでは、「Concur Expense」とその導入効果について紹介します。

経費管理・精算を革新する「Concur Expense」

SAPグループの傘下である米SAP Concur社が提供する「Concur Expense」は、クラウドベースの経費管理システムです。
世界150ケ国、44,000社以上の導入実績があり、世界で最も利用されている従業員経費管理のグローバルスタンダードといえるサービスとなっています。基本的には、クラウド経由で自分の経費精算シートにアクセスして利用するもので、社員や経理部門の負担を大きく軽減するサービスです。

たとえば、従来の経理部門は経費精算用のExcelファイルを作成し、セルに関数などを設定して経費管理をしていました。企業での経費管理に加え、社員から提出される領収書などをひとつひとつチェックし、入力するという作業を行っていたわけです。出張した社員の領収書は帰社後にまとめて届くことになるため、出張の多い会社では経費管理が大きな負担となってしまいます。また、出張する社員も出先での領収書を集めておくといった手間もかかっていました。

Concur Expenseはクラウドサービスであるため、いつでもどこでも経費の入力が可能になります。また、経費精算シートにはあらかじめ関数などが設定されているため、経理部門は該当する欄に数値を入力していくだけで済みます。入力作業を大幅に軽減することで、経理部門は本来の「経営管理業務」に集中することが可能になるわけです。

「Concur Expense」のポイントは
省力化と自動化

Concur Expenseは、その効率性が歓迎されています。
たとえば、電子領収書への対応です。航空会社やホテル、レンタカーなど、電子領収書の発行が可能なサービスを利用すれば、各社から取引データを直接取得できるので、明細が精算書に自動的にアップロードされます。つまり、入力の手間が一切省けます。また、出張先などでもらった領収書は、その場でスマートフォンのカメラで撮影し、Concur Expenseの経費生産システムにアップロードすることで、自動的に入力が行われます。

さらに、コーポレートカード・パーチェシングカードを利用することで、交通費や接待費をはじめ、会社の光熱費や事務用品費、仕入れ代金なども一元化することができます。カードの利用履歴は自動的にConcur Expenseに入力されるため、経理部門は自動入力された数値をチェックするだけになります。SuicaやPASMOといった交通系ICカードにも対応しており、同様に利用データがConcur Expenseに送られます。この際、区間内の定期券経路分を差し引いたり、二重申請のチェックも行われます。カード利用における領収書との照合や、通勤手当ルールも適用できるため、自動的に健全な経費精算管理が可能になります 。

海外での経費利用についても、日々の最新の通貨レートで自動計算されるほか、海外各国の複雑な付加価値税や消費税、福祉税にも対応しています。海外出張の多い会社では特に有効なサービスといえるでしょう。このほか、ジョルダンの「乗換案内」を搭載し、料金検索結果を経費に自動登録したり、Googleマップとの連携で自動車走行距離から社用車の経費計算も自動で行えます。もちろん利用する会社の経費管理規定や諸手当のルールを遵守するためのチェックエンジンも搭載しています。