マニュアル改訂の重要性と適切な方法

技術やノウハウの蓄積に欠かせないマニュアルですが、何年もの間、同じマニュアルを使い続けていたり、変更点が口頭で伝えられていたりという残念なケースは少なくありません。マニュアルは作成して終わりではなく、効果的に運用し、ユーザーに浸透させていくことが大切です。そのためには、定期的に内容を見直し、必要に応じて改訂していくことが必要になります。
そこで今回は、マニュアル改訂の重要性と、その適切な方法について詳しく解説していきます。

マニュアル改訂の重要性

マニュアルは作成に大変な時間と労力がかかるため、完成がゴールのように錯覚してしまう方も多いのではないでしょうか。しかし実際には、マニュアルは一度作ったら終わりではなく、必要に応じて定期的に改訂していかなくてはなりません。

情報が古くなってしまったマニュアルは、現場で使われなくなってしまったり、古いまま使い続けることでミスや事故などを引き起こしてしまったりするリスクがあるのです。

マニュアルを作成する目的はさまざまですが、業務の効率化やコンプライアンス意識の浸透などを目的としている場合には、特にその時々の最新情報が反映された内容にアップデートしていく必要があります。

マニュアル改訂を検討すべきタイミング

マニュアル改訂をスムーズに行うためには、タイミングも重要なポイントになります。例えば、マニュアル改訂が必要なケースとしては、業務で使用している機器やシステムが新しくなった場合や、法改正によって業務に影響がある場合などが代表的なタイミングとして挙げられます。

また、業務改善などによって、こまかな作業手順等に変更が生じた場合も、マニュアル改訂を検討すべきでしょう。マニュアルを有効活用して目的を達成していくためには、定期的な見直しの実施が必要なのです。

マニュアル改訂の方法

マニュアル改訂を行う際には、以下のような手順で進めていきましょう。

調査・ヒアリング

まずは、現行マニュアルの問題点や課題を洗い出すために、実際にマニュアルを使っている社員からヒアリングしていきます。現場レベルで変更が必要と感じている事柄や、どのように変更してほしいのかといった要望も丁寧に聞き取りしていきましょう。

変更箇所の洗い出し・修正

調査・ヒアリングの結果、変更が必要と判断した場合には、具体的な変更箇所の洗い出しや修正内容をまとめていきましょう。

より効果的なマニュアル改訂を目指すのであれば、利用者にとって「使いやすく」「分かりやすい」マニュアルになっているのかをプロの視点でチェックしてもらう「マニュアル査読サービス」を利用するのも選択肢のひとつです。改善点を分析するだけでなく、マニュアル改善例を作成することも可能です。

改訂履歴の作成

マニュアル改訂を行う際には、どの部分がどのように変わったのかがひと目で分かるように「改訂履歴」を作成します。改訂履歴は、改訂がいつ・どのような内容で行われ、現在の版に至ったのかを知るための大切な項目ですので、漏れがないようにまとめていくことが大切です。

マニュアル改訂の周知

せっかくマニュアル改訂を行ったのに、現場がそれを知らずにいつまでも古いマニュアルを使っていたということがないように、マニュアル改訂を行った際には社内に周知することも忘れないようにしましょう。

マニュアルの改訂履歴の書き方

ここからは、改訂履歴の書き方や掲載場所について詳しく見ていきましょう。

版数について

書籍は「第◯版第◯刷」と書くのが一般的ですが、マニュアルの場合には「第2版」「第3版」と表記するだけで問題ありません。マニュアルの表紙には、最新の版数を表記します。

改訂履歴について

改訂履歴は表形式で書くのが一般的です。具体的な内容としては、版数と発効日（改訂日）、変更内容などを一覧にして見やすくまとめていきます。改訂履歴はマニュアルの扉や目次の後に配置するのが一般的です。変更内容は簡潔にまとめるのがポイントで、「○○から△△へ変更」や、「○○に関する記述を変更」といった表現で記載しましょう。

執筆ルールやテンプレートを最初に作っておくのがオススメ

マニュアルを改訂する際の作業負担を軽減するためには、初版のマニュアルを作成する際に、改訂のしやすさを意識することが大切です。デザインやタイトル表示といった書き方についてのルールや、テンプレートなどを初期にしっかりと作り込んでおくことで、長期的な運用・メンテナンスがしやすくなります。

マニュアルの改訂は、定期的に行われるのが理想的です。マニュアル改訂の際には、上記でご紹介した内容を参考に進めていきましょう。
自社での改訂が難しい場合には、マニュアル作成サービスを利用するという方法もあります。詳しくはこちらをご覧ください。