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仕事やルールを教える際や、製品の取り扱い方法などを説明する際などにマニュアルが必要となりますが、白紙の状態から独自のマニュアルを作り上げていくのは、決して簡単な作業ではありません。そこで今回は、マニュアル作成をする際に抑えておきたいポイントについて、詳しく解説していきます。
マニュアルを作成する目的
そもそも、なぜマニュアルを作成する必要があるのでしょうか。一般的に、マニュアルというのは、「規範マニュアル」「業務マニュアル」「教育・訓練マニュアル」「取り扱いマニュアル」という4つの種類に大きく分けることができます。ここではそれぞれのマニュアルを作成する目的について、詳しく見ていきましょう。
業務マニュアル
業務マニュアルは、業務の標準手順について記したもので、オペレーションマニュアルとも呼ばれます。業務マニュアルの目的としては、業務の効率化、業務品質や安全性の保持などが挙げられます。また、より効率的な方法を標準の手順として定めることで、その業務を行う人がかわる場合の引き継ぎをスムーズにすることも業務マニュアルを作成する目的のひとつです。
規範マニュアル
規範マニュアルは、企業理念やコンプライアンスに基づく自社の方針や、行動規範について明文化したものです。規範マニュアルの目的としては、その企業の方向性を定めたり、内部統制を測ったりということが挙げられます。また、社員としての考え方の基準を明確に定めることによって、コンプライアンスを浸透させることも目的のひとつでしょう。
教育・訓練マニュアル
教育・訓練マニュアルは、企業理念について理解を深めるための内容から、業務スキルを高めるための実務的内容まで幅広くまとめられたマニュアルのことです。その目的としては、自分で考えて行動できる人材の育成すること、社員のモチベーションを引き上げることなどが挙げられます。
操作マニュアル
操作マニュアルは、その名の通り機器の取扱いや操作方法などについて記したマニュアルのことです。ユーザーマニュアルとも呼ばれていて、従業員向けのものと一般ユーザー向けのものがあります。従業員向けの取扱マニュアルの目的は、機器の取扱や操作方法の間違いによる事故の発生を防ぐことです。
マニュアル作成のポイント
マニュアルというのは作成することがゴールではなく、作成したものが使われて浸透してこそ初めてマニュアルの目的が達成されます。では、実際に読んでもらえて使ってもらえるマニュアルを作るにはどうしたら良いのでしょうか。マニュアル作成時のポイントを詳しく見ていきましょう。
誰がどのような状況で利用するマニュアルか明確にする
マニュアルを作成するうえで大切なのが、そのマニュアルを利用するのは誰か、どのような状況で利用するのかといったユーザー設定を明確にすることです。この部分が曖昧なまま見切り発車してしまうと、完成までに時間がかかったり、完成後に活用されなかったりすることもあります。
ユーザー操作の観点からわかりやすい構成を作成する
マニュアルというのは、「誰が読んでも同じように理解できる」内容でなければいけません。ユーザー操作の観点からも、わかりやすい構成を作成することが大切です。
テンプレートを作成し、統一感のある文章とレイアウトにする
マニュアルを見やすく仕上げるためには、テンプレートを作成して統一感のある文章とレイアウトにすることも大切です。フォント、色、文字の大きさなどに対する細かなルールを設けることで、重要なポイントなどがひとめで分かるように仕上げましょう。あらかじめテンプレートを作成しておくことで、将来的にマニュアル改訂が必要となった場合でも、スムーズにメンテナンスができるはずです。
情報量や使用する言葉を利用者に合わせる
マニュアルは誰が読んでも理解できることが大切ですので、専門用語はできるだけ使用しないのが理想的です。情報量や使う言語についても、そのマニュアルを利用する人に合わせたものを選ぶようにしましょう。
定期的なメンテナンスを徹底する
マニュアルは一度作ったらそれで終わりではなく、定期的に内容を精査して改訂していくことが不可欠です。マニュアルを作成する際には、改訂のしやすさも意識してフォーマットを決めていくと良いでしょう。
翻訳しやすい日本語を意識する
将来的にマニュアルを多言語化する予定がある場合には、最初に日本語でマニュアルを作成する段階から、翻訳しやすい日本語を意識的に使いましょう。日本語独特の曖昧な表現や言い回しを避けて、誤解なく翻訳できるようにしておくことが大切です。
はじめてマニュアルを作る際には、上記でご紹介したポイントを抑えてマニュアル作成を進めていきましょう。
自社での作成が難しい場合には、豊富な知見と経験を持つ専門家の力を借りることも選択肢のひとつに加えてみてはいかがでしょうか。詳しくはこちらをご覧ください。
