業務マニュアルの作り方と注意点

ひと昔前までは、「仕事や技術は先輩社員の背中を見て学べ」という考え方を持つ人も少なくありませんでした。ですが、そのようなマネジメント方法では、人材の定着や成長は期待できません。現在のスタンダードは技術やノウハウを社員全員が同じように理解し、同じレベルで仕事ができるようにするということ。そのために欠かせないのが「業務マニュアル」です。
そこで今回は、業務マニュアルの作り方と注意点について、詳しく解説していきます。

業務マニュアルはなぜ必要なのか

そもそも、業務マニュアルはなぜ必要なのでしょうか。「うちはこれまでマニュアルなしでもやって来られた」「そんなに複雑な業務じゃないからマニュアルは必要ない」という考えの企業もありますが、業務マニュアルは仕事の内容や会社の規模に関係なく必要だといえます。その理由を詳しく見ていきましょう。

業務の効率化

業務マニュアルを作成する大きな目的は、業務の効率化です。より効率的な作業の進め方を標準とし社内で共有することで、社員によって作業の「早い」「遅い」というばらつきが出ることを防ぎ、全体の効率を底上げすることができます。

また、経験年数に関わらず、誰が作業をしても同じようなレベルでできるようにしておくことで、作業する人が変わった場合に生産性が低下することを防げます。

属人化の予防・改善

業務の内容や進捗状況を、ある特定の社員しか理解していない状態を「属人化」と言います。業務が属人化した状態が続くと、他の社員が業務の内容や手順、進捗状況を理解できないため、業務負担に大きな偏りが生じてしまいます。

業務マニュアルは、このような業務の属人化を予防したり、改善したりするのに効果的です。マニュアルによって誰もが同じように作業できる状況にしておくことで、業務の効率化や業務品質の向上が可能になります。

ミスや事故の防止

業務マニュアルは、ミスや事故を防止するためにも必要です。特に業務内容が複雑な場合はマニュアルで細かな作業手順や注意点などを明記しておくことで、ミスや事故を防止できます。

適正な人事評価ができるようになる

業務マニュアルによって、誰もが同じように業務内容を理解することで、上司が部下のスキルや能力を正しいく判断することができるため、人事評価を適正に行えるようになります。

業務マニュアルの作り方

業務マニュアルは、業務効率化などの観点から企業にとって必要なものだといえます。その一方で、実際に業務マニュアルを社内ですべて作成するとなると、時間も労力もかかり、企業にとって負担が大きいのも事実です。できるだけ負担を減らし、スムーズに進めていくためにも、マニュアル作成の手順についてはあらかじめしっかり理解しておきましょう。

スケジュールを決める

業務マニュアルの作成には時間がかかるため、十分な時間を確保して余裕のあるスケジュールを設定しましょう。

業務マニュアルの目的や範囲を決める

業務マニュアルを作成する目的や、利用する人などを明確にして、業務マニュアルの方向性を決めていきます。

掲載する情報を整理する

方向性が決まったら、業務マニュアルに加える情報を整理していきます。情報はできるだけシンプルに、ひと目でどこに何が書かれているのかを意識することが大切です。

仮運用で確認し改善点を洗い出す

業務マニュアルが完成したら、いきなり本格運用をスタートするのではなく、まずは試験的に仮運用という形で使い始めましょう。その上で、実際にマニュアルを使った社員から問題点や改善点などのフィードバックをもらい、必要に応じて加筆・修正を加えていきます。

実際に運用する

仮運用後に改善点を反映させたら、いよいよ本格的な運用のスタートです。ただし、実際に運用を始めて終わりではなく、適宜情報を精査して、必要に応じて改訂を行うことも忘れずに。

業務マニュアルの作成・運用における注意点

業務マニュアルは誰にでも理解しやすく、効果的に運用されなければ意味がありません。ここでは、業務マニュアルを作成・運用する際の注意点について、詳しく解説していきます。

業務マニュアルにない状況で対応ができない

せっかく業務マニュアルを作成しても、それが実際の現場で生かされなければ意味がありません。マニュアルに書かれていない状況が発生することがないように、業務マニュアル内には具体的事例をしっかりと入れて、それぞれの対処法を記載しましょう。

業務マニュアルが活用されない

業務マニュアルの運用をスタートしても、現場でうまく活用されていない場合には、内容の見直しが必要です。実際の業務に合った内容になっているのか、マニュアルを発行してから業務が変更になっていないかを確認し、必要な場合には業務マニュアルの改訂を行いましょう。

業務マニュアルの作り方がよくわからない場合はプロに相談する方法も

業務マニュアルの必要性を感じているものの、作り方がよくわからないという企業は少なくありません。業務マニュアルを作成するには時間も労力も必要になるため、通常の業務と並行して行うと負担となってしまうケースもあります。

そういった場合には、マニュアル作成のプロに相談することも検討してみてはいかがでしょうか。詳しくはこちらをご覧ください。

業務マニュアルを作成する際には、ぜひ上記でご紹介した内容を参考にしてみてください。