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業務システムのマニュアルを作成したものの、うまく活用してもらえず経験者によるレクチャーが指導のベースになっているというケースが見受けられます。しかし適切な業務マニュアルが準備されていれば、知見や経験が不十分な人であってもシステムを問題なく使用できるようになります。
ここでは、活用してもらえるわかりやすいマニュアルについて、作成のポイントを詳しく解説します。
わかりやすいマニュアルを作成するポイント
そもそも、わかりやすいマニュアルとはどのようなマニュアルを指すのでしょうか。
マニュアルを読むのにも時間がかかるため、「利用者の生産性を低下させずに活用できること」はマニュアル作成のポイントの一つだといえます。
また、誰もが同じレベルでマニュアルの内容を理解できる必要があります。マニュアルの内容が理解できず、他の人に尋ねることになれば、いずれ活用してもらえなくなるでしょう。マニュアルを作成する際には、自己完結できるマニュアルであることも重要なポイントだといえます。
わかりやすいマニュアルの作り方1：利用者視点にする
マニュアルを実際に使用する人の視点に基づいて作成しましょう。マニュアル利用者の目的や状況を踏まえ、利用者の知見をベースにした文章を作ることがポイントです。例えば、Bを理解するためにAについて知る必要がある場合は、先にAの詳細を記載しなければなりません。
また、目当てのページだけを参照するケースに対応するために、Aの詳細を「※」をつけてページ下部などに記載しておくこともポイントです。そのほか、利用者の知識レベルに合わせた言葉づかい、過不足がない説明文も重要です。
わかりやすいマニュアルの作り方2：情報をカテゴライズして整理する
膨大な情報を記載する場合は、カテゴリーに分類しましょう。そして、カテゴリーごとに内容の重複や過不足などをチェックしつつ、説明文を作成していきます。
例えば、業務システムの導入方法、基本の使い方、応用、トラブルシューティングなどのカテゴリーに分けます。その後、各カテゴリーの中で基本的な事項から順に記載していきましょう。
わかりやすいマニュアルの作り方3：構成やレイアウトもよく検討する
マニュアルのどのページを開けば目的の情報を入手できるのかが一目でわかるように、必ず目次をつけましょう。ただし、目次の数が膨大になると目的のページを探すのに時間がかかるため、ページ数が多い場合は簡易マニュアルとマニュアル本編を分けることも検討しましょう。
また、各ページに見出しをつける、複雑な内容は表や図を活用する、文字装飾で重要なポイントを目立たせるなど、視覚的に見やすいページを作ることを意識します。このとき、文字装飾が多くて読みづらい、小見出しが多すぎて各説明文の内容が薄い、表や図がわかりにくいといったトラブルに注意しましょう。
わかりやすいマニュアルの作り方4：すぐ読める文章に
マニュアルの説明文は、誰でも読める文体であることが基本です。漢字や専門用語が多いと読みづらいため、ひらがなや平易な文体を用いて読みやすさを重視しましょう。また、1文は50文字以内におさめるようにしてください。
そのほか、文章の意味をイメージしにくく、意図が伝わりにくい「否定文」ではなく「肯定文」をできるだけ使って書くこともポイントです。「○○してはいけません」ではなく「××をする必要があります」などの肯定文を用います。さらに、用語を統一して同じ内容を探しやすくする、記載内容が推測できる見出しをつけるなどの工夫をするとよいでしょう。
わかりやすいマニュアルの作り方5：目的や理由を記載
マニュアルには、業務システムの使い方を淡々と記載するのではなく、「なぜそうする必要があるのか（理由）」「それをすると何ができるのか（目的）」を添えることで、読み手に伝わりやすくなります。
例えば、「先にAを行ってからBする」という操作をする場合、この操作によって何ができるのか、なぜ先にAを行う必要があるのかなどを記載しましょう。「この操作は省略してもいいのでは？」という疑問を解決できることで、利用者が間違った操作をしてしまうリスクを軽減できます。
特に業務マニュアルの場合は、理由や目的を伝えることで利用者の成長に繋がったり、応用方法を導き出したりできる可能性が高まるでしょう。
マニュアルは、システムの使い方や目的などを利用者に伝えるためのものです。そのマニュアルが使いにくければ、結果的にシステムの正しい利用が難しくなったり、業務効率に影響を及ぼしたりする可能性があります。今回、紹介したポイントを押さえて、わかりやすいマニュアルを作成しましょう。
また、必要に応じてマニュアル作成のプロに相談することも検討してみてはいかがでしょうか。たかきデザインオフィスでは、SIerとしてシステム構造を熟知したテクニカルライターが見やすいマニュアルを作成します。詳しくはこちらをご覧ください。
