経費管理コラム 第12回
「Concur Expense」導入で大幅な作業効率化を実現
～富士ソフトの場合

日本でも急激に導入が進んでいる、経費管理クラウドシステム「Concur Expense」。「Concur Expense」を日本で最初に導入した会社は、実は富士ソフトです。導入規模は1万人におよび、アジアで最大級となっています。
ここでは、富士ソフトの導入事例を紹介します。

「Concur Expense」導入で取り組んだ課題

従業員経費は、人件費に次ぐ二番目に大きい間接費であるにも関わらず、経費精算業務の課題については、多くの企業で改革が先送りにされてしまっています。具体的には、従業員においては「使い勝手が悪い」「手入力が多く、繁雑で時間がかかる」「理解不足から規定違反が頻発する」といった課題があり、会社側では「マネージャーの確認が不十分」「経費違反が多く、チェックに多大な工数が発生する」「経費の透明性が低い」といった課題があります。

「Concur Expense」の導入効果

富士ソフトでは、前述したような課題を解決するために「Concur Expense」を導入。大幅な作業の効率化を実現しました。その主なポイントは4つあります。1つは「充実した監査機能の活用」です。「Concur Expense」は経費規定を簡単に設定でき、入力ミスや情報不足を自動的にナビゲートします。2つめは「ICカードや乗換案内との連携」です。交通系ICカードや法人カードの利用実績を自動的にインポートしたり、経路計算はジョルダンの「乗換案内」と連携して行うことができます。

3つめは「データ検索、照会機能の充実」です。「Concur Expense」は電子領収書に対応するほか、領収書をスマートフォンのカメラで撮影して「Concur」に送信することで、自動的にデータが入力されます。また、法人カードの利用実績も自動的にインポートされます。蓄積されたデータは容易に検索、照会ができるので、大幅な省力化を実現できます。

4つめは「申請データと精算データの連係による入力項目の削減」です。電子領収書や領収書の画像データ、法人カードや交通系ICカードの利用実績の自動インポートなどにより、従業員の手間を劇的に削減します。また、モバイル承認やバーコード承認、監査への対応や、重点チェック項目の可視化、クエリによる経費レポートの抽出など、管理者や経理部門の手間も大きく削減します。

さらなる効率化を目指す

富士ソフトは「Concur Expense」の導入により、複雑だった既存フローの見直しを行い、これまで最大18あったフローを4ステップにまで減らしました。最大78％の削減を実現できる見込みです。また、業務フローは支払いまでのリードタイムを短縮することで最大40％の削減を実現しています。さらに、確認・入力作業の低減により要員の配置転換を実現、要員を66％削減しました。一方で、場所を問わない申請・承認で利便性を向上しています。

富士ソフトは「Concur Expense」をもっと使いこなし、さらなる効率化、省力化、コスト削減などを実現するとしています。また、「Concur Expense」の導入によって各フローで会得したノウハウをサービス化し、展開しています。具体的には、「要件定義」「外部システムとの連携」「テスト計画と実施」「マニュアル作成と教育」「エンドユーザサポート体制構築」といったメニューを用意しています。

また、SAP Concur認定コンサルタントが初期導入から運用保守までトータルにサポートします。Concur Expense導入時のテストや外部システムとの連携などにお悩みの場合には、ぜひご相談ください。