経費管理コラム 第11回
税制改正が「SAP Concur」の普及を後押しする！

従業員経費の精算管理は非常に大きな手間であり、管理者の大きな負担になっています。電子領収書の普及も広がりを見せており、スキャナで読み込んだ領収書データも使用できるようになってきましたが、まだまだ現実的ではなく、管理者の負担もほとんど変わっています。しかし、規制緩和の動きも具体化してきており、スマホで撮影した領収書データで済むようになりそうです。

電子領収書はスマホ画像も対象に

現在の経費精算業務は、従業員、管理者ともに非常に負担の大きい業務となっています。従業員は業務上での支払いについてすべて領収書を発行してもらい、会社に戻って経費書類に領収書を添付し、その内容を記載した上で管理者に渡さなければなりません。現在でもスキャナで電子化した領収書で報告することはできますが、領収書の金額が3万円未満に制限されていたり、電子署名が必要であったり、スキャナの機種も限定されていました。

また管理者は、従業員から提出された書類に間違いがないかをチェックして、経理部門に送ります。経理部門では、受け取った書類の内容を再びチェックし、間違いがなければ帳票に記入、領収書は7年間にわたり保存しなければなりません。もちろん、入力間違いや規定違反があれば従業員に差し戻し、再提出してもらう必要があります。これら一連の作業は非常に負担が大きく、経理部門本来の業務も圧迫してしまいます。

しかし、徐々に明るい兆しが見えてきました。それは財務省による「電子帳簿保存法」の規制緩和です。2015年10月からは、領収書電子化の金額が3万円未満という規制がなくなり、金額にかかわらず電子化が可能になりました。また、認定事業者による電子証明書の付与はシステムのIDとパスワードで代用できます。さらに2016年には、スキャナ以外のデジタルデバイスでの電子化も可能になり、認定事業者によるタイムスタンプの付与も緩和されるかも知れません。

Concurによる発表より

電子領収書にも対応する「Concur Expense」

規制緩和が実施されると、経費精算業務が劇的に変わります。すべての領収書の電子化が可能になり、証明書やタイムスタンプの付与がなくなる、あるいは他の手段に置き換えられることで、一連の業務をシステム上で行うことができます。特に、経費管理のクラウドサービスが一気に普及するでしょう。

経費管理のクラウドサービスで、世界でも日本でもトップシェアを誇るのが「Concur Expense」です。「Concur Expense」は、経費の申請から、裁可、決済、支払い処理までの工程を自動化、一元化するサービスです。経費規定の自動判別が可能になり、バーコードによる承認や監査対応を実現できます。さらに、クエリにより経費レポートを抽出できるので、迅速にレポートを作成できます。これにより、経費管理の手間を大幅に省略化できます。

例えば、電子領収書に対応したサービスを利用した場合、その場で領収書を受け取る必要がありません。電子化された領収書は「Concur Expense」に自動的に入力されます。さらに、スマートデバイスのカメラで撮影した領収書にも対応しています。撮影した写真を「Concur Expense」のシステムに送信することで、やはり自動的に入力されます。

「Concur Expense」でさらなる効率化を実現

また「Concur Expense」では、交通系ICカードや法人カードの利用にも対応するので、これらの経費処理も自動化できます。この際には、区間内の定期券経路分を差し引いたり、二重申請のチェックも行われます。カード利用における領収書との照合や、通勤手当ルールも適用できるため、自動的に健全な経費精算管理が可能になるのです。

海外での経費利用についても、日々の最新の通貨レートで自動計算されるほか、海外各国の複雑な付加価値税や消費税、福祉税にも対応しています。海外出張の多い会社では特に有効なサービスといえるでしょう。このほか、電車の「乗換案内検索」を搭載し、料金検索結果を経費に自動登録したり、Googleマップとの連携で自動車走行距離から社用車の経費計算も自動で行えます。もちろん利用する会社の経費管理規定や諸手当のルールを遵守するためのチェックエンジンも搭載しています。

富士ソフトは、SAP Concurの国内第1号となるアライアンスパートナーであり、SAP Concur専門のチームが基幹システム連携などに対応、約10,000人規模の自社導入実績はアジア最大級となっています。また、SAP Concurの初期導入から運用保守までトータルにサポートします。SAP Concur導入時のテストや外部システムとの連携などにお悩みの場合には、ぜひご相談ください。