経費管理コラム 第3回
交通費の経費申請と経費管理の課題

経費の中にある「交通費」という科目は、経費精算をする度に入力しなければいけません。外出が多く、さまざまな場所に行かなくてはならない営業にとってみれば、その作業量の多さが悩みになっているのではないでしょうか？ また経理担当者も、申請された交通費やルートの確認をしなければいけないので大きな負担になります。
ここでは、交通費の申請や経費管理の負担と、軽減するための方法をご紹介しましょう。

交通費精算時にミスが起きやすい原因

交通費の精算にはミスが生じるものです。ここでは、交通費精算時に金額が合わない理由について見てみましょう。

遠回りの精算

営業スタッフなどがお客様を訪問する際、電車やバスといったさまざまな交通機関を利用するので交通費が発生します。社員が遠回りをするルートを選択すると、支給すべき金額を上回ってしまいます。

通勤定期区間を意識しないで精算

従業員の通勤経路内にお客様がいる場合、交通費の支払いに通勤定期区間を含めるかどうかは、会社の判断に委ねられます。会社が通勤定期区間は請求として認めない場合、社員が誤って通勤定期区間分の金額を請求してしまうと、ミスが生じてしまいます。

交通費の転記ミス

社員が交通費の申請時に転記ミスをすることも考えられます。単純な交通費申請の不備だからこそ、交通費申請時に見落としやすいポイントです。

地図や路線表との照合は煩雑

交通費の精算は従業員の申請をもとに、経理担当者が承認・非承認の判断をします。企業の規模が大きいほど、交通費申請が増えることになるため、経理担当者が経費管理に追われることになります。

交通費申請の承認時、経理担当者はルートと金額を確認しなければなりません。「遠回りをしていないか」「通勤定期区間が含まれていないか」「特急料金の有無」といった内容に目を通し、承認・非承認を判断します。この作業は、地図や路線表などを見ながら照合を行うため、煩雑になりがちです。

交通費の経費管理を解決できるConcur Expense（コンカー・エクスペンス）

毎月の交通費精算の管理は経理担当者の悩みの種です。煩雑な作業を軽減し、業務の効率化を図りたいのであれば、Concur Expense（コンカー・エクスペンス）の導入を検討してみてはいかがでしょうか？

Concur Expense（コンカー・エクスペンス）は、PASMOやSuicaといった交通系ICカードを読み込むことができ、乗換案内のジョルダンと連携しています。そのため、従業員の経費申請の手続きが簡略化され、経費申請の負担が軽減されます。また、経理担当者も金額やルート確認の手間を省くことができるので、効率よく経費管理を行うことが可能になります。