COLUMN.1-1【Part 1】「待ったなし」で迫る、電子帳簿保存法改正とインボイス制度

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法（以下、電帳法）とは、国税に関係する帳簿・書類をデジタルデータで保存するために定められた法律です。法律自体は古くからあり、1998年に施行されてから、時代に合わせて何度か改正が施されています。

電帳法の保存区分および保存時の要件

電帳法の保存区分は大きく以下の3つに分かれます。

保存区分	概要
① 電磁的記録での保存	はじめからデジタルデータで作成した帳簿・書類を、デジタルデータのまま（つまりHDDやDVD、クラウドなどで）保存
② スキャナ保存	紙で作成した帳簿・書類を画像データとして保存（改ざん防止対策がとられたデータに限る）
③ 電子取引	インターネット経由でやり取りした帳簿・書類をデータで保存

また、電子データで保存するうえでの要件も定められています。

保存要件	概要
① システムに対する書類の備え付け	データ作成ソフトのマニュアルなどを準備すること
② 見読可能装置の備え付け	データを確認できるディスプレイやアプリがあること
③ 検索機能の確保	「取引年月日」「金額」「取引先」で検索できるようにしておくこと
④ データの真実性を担保する措置	・タイムスタンプが付与されたデータを受け取る ・データに対して速やかにタイムスタンプを押す ・データ改ざんを記録または禁止するシステムでデータを受け取って保存する ・不当なデータ改ざんに関する事務処理規定を整備・運用する のいずれかを行うこと

2022年1月施行の改正電帳法では、なにが騒がれたのか？

2022年１月に改正された電帳法でも、テレワーク推進など、時代に沿った規制緩和・あるいは規制強化がなされました。
デジタルデータ保存における義務化も盛り込まれたこの改正に対して、整備期間が短いことは多くの企業や個人事業主の反感を買いました。 その背景から、施行から2023年12月末までの2年間においてやり取りされた電子取引については、従来通り紙での保存が認められています。 改正内容のポイントについては、大まかには以下の通りです。

■規制が緩和された点
・「電磁的記録での保存」「スキャナ保存」における税務署長の事前承認制度が廃止。
・「スキャナ保存」における受領者のタイムスタンプ付与期限が3日以内→2か月までに延長。また、受領者の署名および、読み取った原本の保存も不要に。
・管理システムにおいて、検索項目は「取引年月日」「金額」「取引先」の3項目のみ。

■規制が強化された点
・電子でやり取りしたデータを、紙に印刷して保存することが認められなくなった。

インボイス制度とは

インボイス制度（適格請求書保存方式）とは、簡単にいえば消費税の納税額および仕入税額控除を適切に行うための制度です。

インボイスとは、指定された項目が記載されている請求書や納品書、レシートなどを指し、売り手が買い手に対して正しい税額を伝えるためにある書類です。 そのため、特に複数税率制度下では、適切な税額計算のためにインボイスが重要視されます。

また、インボイス制度開始以降は、インボイスがないと仕入税額控除が認められません。

インボイス制度とペーパーレス化の関係

インボイス制度では、売り手は適格請求書事業者としての登録や、インボイスとして指定項目を満たす請求書の準備が必要です。 また、買い手も発行されたインボイスが正しく要件を満たしているか、発行者のインボイス登録番号が正しいか、あるいは複数税率ごとの控除額計算業務など、新たな確認作業をしなければなりません。

上記のような書類作成や内容チェック業務を紙で行うと、オペレーションや内容確認にミスが生じやすくなるなど、インボイス制度対応への負担がさらに増すと考えられています。 インボイスは紙およびデジタル化されたものの両方が認められていますが、制度対応への負担が増すことや、前述の電帳法改正の流れから考えると、インボイス制度もデジタル化を前提に進んでいくと予想できます。

とはいえ、たとえば単にPDF化されたインボイスでやり取りするだけでは、デジタルデータならではの利便性を活かしきれてはいません。結局、経理担当者が転記したり仕訳したりしなければならないからです。 企業組織全体の改革につながるように、さまざまな申請・発行業務をスムーズに処理できる仕組み・システムが、DX推進には必要です。

ペーパーレス化のメリット

インボイス制度への対応をDXのための転換期としてとらえるために、業務効率化以外の観点から見たペーパーレス化のメリットもお伝えしておきます。これはインボイス制度対応だけではなく、広く一般的な業務全般にいえることです。

■コストを最適化できる
紙に印刷しなくなるために、印刷関連コスト（インク代や用紙代、コピー機稼働の電気代、あるいは書類保管スペースや廃棄コスト）などを削減できます。

■柔軟な働き方への対応ができる
わざわざ押印や署名、あるいは書類作成・ファイリングなどのためにオフィスに出向く必要もありません。
インボイス発行含む経費精算業務においても、テレワークで対応してもらうことも可能です。

■BCP対策の一環になる
紙によるデータ保管では、パンデミックや予期せぬ災害などで紛失、破損する可能性もあります。
電子データであれば、クラウドなどに保管することで、予期せぬ事態に対するデータの安全性を担保することも可能です。

■ブランディング向上が見込める
SDGsの観点などから、ユーザーにとってはペーパーレス化を進めている企業は時代に合った好印象な企業として映り、企業イメージの向上につながります。

まとめ

■電子帳簿保存法
・電帳法改正により、2024年1月から電子でやり取りしたデータは電子保存が完全義務化
・電帳法には、3つの保存区分が認められている
・電子データで保存する際には、4つの要件に則しておかなければならない

■インボイス制度
・インボイス制度もデジタル化が前提と予想される。
・単にインボイスをデジタルデータ化するだけでは、真の業務効率化は実施されない
・インボイスにおいても、デジタルデータを効率的に処理できる仕組みが必要 　

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