テュフ ラインランド ジャパン株式会社

来訪者と社員双方の手間と時間を大幅に削減！

ー moreReceptionを導入した背景を教えてください

　当社がmoreReceptionに注目したのは、世界各国のグループ会社とともに取り組んでいる「管理部門のスリム化とコストの削減」がきっかけです。
moreReception導入前は、入り口での有人による受付対応を行っていました。受付には常時二人を配置する規定があったため、一人が休憩を取るときは、交代要員を出す必要がありました。また海外からの来訪者が多いので、受付担当者には語学スキルが必要でした。

　moreReceptionの導入により、受付に割いていた優秀な人材を異動させ、ほかの業務で活躍してもらえるようになりました。

　またmoreReception導入前、来訪者には来社のたびに二枚つづりの受付カードに必要事項を書いてもらっていました。
記入後は一枚を受付が保管、そしてもう一枚を来訪者に渡し、面談者にサインをもらうという流れで、手間も時間もかかっていました。

　過去には、受付が担当者に取り次ごうとしても、席を外していてすぐに連絡が取れないこともありました。
moreReception導入後は、スマートフォンにも来訪を伝える機能（メール通知機能）があるので、来訪者を待たせることがなくなりました。

厳しい条件と要望にこだわり、自社に適したシステムを選抜！

ー その他に導入に対しての要望、課題はありましたか

　当社では受付自体が、来訪者への〝おもてなし"と考えているため、受付システムを慎重に選定しました。来訪者、社員ともに外国人が多いグローバル企業なので、moreReceptionは日本語と英語に対応していることも条件にマッチしていました。
さらに、セキュリティ面のメリットも大きかったと思います。ドイツに本社を持つ当社は、厳格な情報セキュリティ規定を遵守する企業として、個人情報をはじめとした各情報の管理を最重要項目としています。そのため、受付システムに関しても高いレベルの管理が求められました。
moreReceptionは、来訪に関するデータを専用サーバーによって管理しているので、受付機にはデータが残らない仕組みです。これも導入に際して、安心材料になりました。
moreReceptionは、社員がWeb上で受付の登録を行い、来訪者にQRコード付きのメールを送信します。こうしたデータは自社のサーバーに蓄積されるため、もし受付機が盗難に遭っても、情報が流出する心配がなく、加えて、来訪者のデータから、「誰が、いつ、どの担当者を訪ねたか」がすぐ検索できるのも魅力でした。今、社内にお客さまが何人いるかがすぐわかるので、災害時などの緊急事態の際にも、速やかな避難誘導に役立つでしょう。お客さまの安全確認・確保という観点も導入した大きなねらいの一つです。