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導入事例

テュフ ラインランド ジャパン株式会社

機能性・操作性・安全性で総務をサポート
グローバル企業が実現する来訪者への“おもてなし”

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導入前の課題

  • ・ 受付カードへの記帳で来訪者側、管理側双方に手間が発生
  • ・ 語学スキルの高い受付スタッフの配置が必要
  • ・ 受付機を導入した際の情報管理が不安

moreReception の導入効果

  • QRコードをかざすだけで受付、来訪通知でスムーズなおもてなし
  • 優秀な人材が他の業務で活躍し、生産性の向上に貢献
  • データは専用サーバーに蓄積、各オフィスの情報の一元管理を実現

来訪者と社員双方の手間と時間を大幅に削減!

ー moreReceptionを導入した背景を教えてください

 当社がmoreReceptionに注目したのは、世界各国のグループ会社とともに取り組んでいる「管理部門のスリム化とコストの削減」がきっかけです。
moreReception導入前は、入り口での有人による受付対応を行っていました。受付には常時二人を配置する規定があったため、一人が休憩を取るときは、交代要員を出す必要がありました。また海外からの来訪者が多いので、受付担当者には語学スキルが必要でした。

 moreReceptionの導入により、受付に割いていた優秀な人材を異動させ、ほかの業務で活躍してもらえるようになりました。

 またmoreReception導入前、来訪者には来社のたびに二枚つづりの受付カードに必要事項を書いてもらっていました。
記入後は一枚を受付が保管、そしてもう一枚を来訪者に渡し、面談者にサインをもらうという流れで、手間も時間もかかっていました。

 過去には、受付が担当者に取り次ごうとしても、席を外していてすぐに連絡が取れないこともありました。
moreReception導入後は、スマートフォンにも来訪を伝える機能(メール通知機能)があるので、来訪者を待たせることがなくなりました。

厳しい条件と要望にこだわり、自社に適したシステムを選抜!

ー その他に導入に対しての要望、課題はありましたか

 当社では受付自体が、来訪者への〝おもてなし"と考えているため、受付システムを慎重に選定しました。来訪者、社員ともに外国人が多いグローバル企業なので、moreReceptionは日本語と英語に対応していることも条件にマッチしていました。
さらに、セキュリティ面のメリットも大きかったと思います。ドイツに本社を持つ当社は、厳格な情報セキュリティ規定を遵守する企業として、個人情報をはじめとした各情報の管理を最重要項目としています。そのため、受付システムに関しても高いレベルの管理が求められました。
moreReceptionは、来訪に関するデータを専用サーバーによって管理しているので、受付機にはデータが残らない仕組みです。これも導入に際して、安心材料になりました。
moreReceptionは、社員がWeb上で受付の登録を行い、来訪者にQRコード付きのメールを送信します。こうしたデータは自社のサーバーに蓄積されるため、もし受付機が盗難に遭っても、情報が流出する心配がなく、加えて、来訪者のデータから、「誰が、いつ、どの担当者を訪ねたか」がすぐ検索できるのも魅力でした。今、社内にお客さまが何人いるかがすぐわかるので、災害時などの緊急事態の際にも、速やかな避難誘導に役立つでしょう。お客さまの安全確認・確保という観点も導入した大きなねらいの一つです。

テュフ ラインランド ジャパン株式会社

テュフ ラインランド ジャパン株式会社は、ドイツに本社をおくテュフ ラインランド グループの日本法人です。
1978 年に日本駐在事務所を開設し、第三者検査機関として、ドイツをはじめヨーロッパ諸国、その他海外へ輸出される工業製品の安全試験・認証を提供しています。また、日本においても担当省庁の許可・指定により国内向けの評価サービスを展開しています。

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