株式会社TBSテレビ

導入の決め手はデータ連携とカスタマイズによる柔軟性

ー moreReceptionを導入したきっかけをお聞かせください。

入館証を発行するシステムの老朽化と受付業務のペーパーレス化などの業務改善です。更新にも費用がかかるため、受付システムをイチから考えようと改めて業務内容を確認しました。すると、来社リストの作成に時間がかかっていることがわかったのです。
来客がある場合、社員はワークフロー上で来客申請を行い、承認がおりた後は防災センターで翌日の来社リストを作成し印刷します。今までは一日、数千件分を受付窓口4人分と通用口、防災センターにファイルを合計6冊用意するため、毎日2～3時間かかっていました。そこで、それらの課題を解決できる受付システムが必要だと考えました。

ー 受付システムの導入にあたり重視した点を教えてください。

来客申請や承認を行うワークフローとのデータ連携ができる点と、当社の業務が複雑なのでカスタマイズが可能な点です。市場に出ている受付システムは一通り調べ、最もニーズに合ったmoreReceptionを選びました。社内で提案する前には、富士ソフトに伺って実際にmoreReceptionを操作させてもらい、社内のメンバーと導入後のイメージを共有しました。

導入プロセスとメリットの丁寧な説明を通じ現場の不安を払拭
現場の意見を反映し検索しやすい仕組みを構築

ー 導入の流れを教えてください。

既存のmoreReceptionの導入ではなくフルカスタマイズを希望していたので、まず富士ソフトと要件定義から進めました。その要件定義の段階から防災センターの責任者にも同席してもらい、必ず現場の意見を反映するようにしました。防災センターはホスピタリティを大切にしています。システム導入でお客様に不便が生じる可能性を心配していたので、システム導入によるメリットを具体的に伝えるとともに、防災センターの管理者と運用側の両方に向けて、何度も説明会を開き操作も体験してもらいました。
テレビ局にはさまざまな人が出入りするうえ、業務は複雑です。効率よく、安全に正確に受付を行うために富士ソフトの担当者は実際に当社に来て業務を理解しようと真摯に向き合ってくれました。当社の業務に合うような提案もしてくれました。例えば、お客様のなかには、受付で来訪先を部署名ではなく番組名でおっしゃる方もいるので、番組名でも検索ができるようにしてくれたのです。

ー 最終的に導入したシステムの仕組みをお聞かせください。

イメージはホテルの受付です。セキュリティ面を考えると、無人受付は採用できません。受付には担当者が常駐し、お客様は受付で事前に社員から送られてきたQRコードを見せます。受付担当者が読み込み、名前が確認できると入館証を発行します。アポイントなしのお客様には、受付にあるiPadから訪問先などを入力してもらいます。入館証で入館し、退館時にはボックスに返却します。返却すると退館したことがmoreReception に反映されます。
moreReceptionは2025年5月から、入館証発行システムは7月から本格導入しました。

課題を十分に理解し、富士ソフトならではの最適な解決策を提供

ー 導入後の効果はいかがですか？

受付がスムーズになりました。QRコードを読み込めば、すぐに画面にお客様の名前が表示されるので、お客様をお待たせしません。お客様のご到着が予定より遅れた場合、紙のリストだと名前の検索に時間がかかっていましたが、そうした問題も解決しました。効率化により、防災センターは警備やホスピタリティにさらに集中できています。
QRコード発行には、事前に社員がお客様のメールアドレスを登録しなければなりません。社内向け説明会を実施した際は、メールアドレスの収集や登録が手間だという声もありましたが、実際に運用を始めると、社内からは「受付が速く、楽になった」という声が聞かれるようになりました。
受付システムと入館証発行システムの連携で入館ステータスやカード発行数（実際に受付した人の入館人数）を即時に把握できるようになったのも、セキュリティ強化につながっています。来客の履歴を検索する場合も、紙のファイルに比べると検索性が改善されました。

ー 富士ソフトに依頼してよかったと感じる点があれば、教えてください。

富士ソフトはmoreReceptionだけではなく、幅広いソリューションを提供しています。私たちの課題や要望をしっかりくみ取り、それに応じたソリューションをセットで提案してくれたのは、富士ソフトならではの強みと感じました。