導入事例
アウスリンクグループ（株式会社アクト）
アウスリンクグループの自社ビルへのオフィス移転を機に導入
接遇面のみならず、IT人材の採用にもプラス効果！
導入前の課題
- ・ オフィス移転を機にイメージ刷新したいと思っていた
- ・ 退館の管理は紙で行っていた
- ・ 感染症のリスクから、接触を減らす必要性を感じていた
moreReception の導入効果
- ✔ 清潔で存在感のある受付にお客様から好印象を持ってもらえるようになった
- ✔ 採用活動では就活生や応募者からのイメージ向上に寄与
- ✔ QRコードをかざすだけで、入退館の履歴を管理できるようになった
比較検討の末、品格があり見栄えの良いmoreReceptionを選択
ー moreReceptionを導入した背景を教えてください
2022年に行ったオフィスの移転がきっかけです。それまでは、受付には電話機を置いていました。新築の自社ビル内にグループ会社全体のオフィスを構えることとなり、2021年12月に移転プロジェクトを発足。その中で、会社の受付は接遇面でも重要なので、受付システムを刷新しようという話になりました。
最初はタブレット端末の設置を検討しましたが、社内から「見栄えがよくない」との意見があり、受付システムの設置に考えを切り替えました。複数のメーカーから見積もりをとり比較検討しました。moreReceptionのホームページには写真が豊富に掲載されていたので、自社のエントランスに設置した時の様子が想像しやすくありがたかったですね。
ー 受付システムを選ぶ際、決め手は何だったのでしょうか？
一番の理由は、受付システムの中でmoreReceptionは最も品格があり見栄えがよかったからです。受付は会社の顔であり、会社のイメージを左右します。moreReceptionを設置することで、お客様に丁寧な接遇ができると判断しました。最終的にフロアタイプを選択しましたが、卓上型もデザイン性に優れ、どのタイプを選ぶかは悩みました。
移転したのは、新型コロナウイルス感染症が流行している時期。それまで入退館の管理は紙ベースで行っていましたが、できるだけ接触を減らす必要を感じていました。moreReceptionは、お客様が入退館時にQRコードをかざすと履歴が残るため、紙ベースでの管理が必要なくなります。また、どこの部署や社員に訪問を知らせるかという複数設定もできました。そうした機能を備えている点も、導入の決め手になりました。
設置にあたり、担当者の早いレスポンスや親切な対応が印象的
ー 導入の流れをお聞かせください。
社員に対しては説明会を開催し、QRコードの発行方法などを伝えるとともに、マニュアルも配布しました。
当社は、moreReceptionに事前に発行したQRコードをかざすと、担当者のモバイル端末と固定電話に内線がつながるように設定しました。設置時には、富士ソフトの担当者に頻繁に相談しました。レスポンスが早く、親切に対応してくれたのが印象的でした。
moreReceptionの画面に「いらっしゃいませ」などメッセージを掲載できる点も導入理由の1つでしたが、画面サイズに合わせた画像の設定がなかなかうまくいかず、設定方法も教えてもらいました。画像は変更できるそうなので、今後は季節に合わせて画像を変更するのも楽しみですね。
ー 導入後の社員の皆さんの反応はいかがでしたか？
導入した時期は、新型コロナウイルス感染症が収束しつつあり、来社されるお客様も少しずつ増えていました。そのため、社員は「使ってみよう」という意識を持ってくれたようです。
今回の移転は、今後当社がさらに飛躍していくための足掛かりだと考えています。そのためにも受付の印象を変える必要性を感じていましたが、社員から「見栄えが良くなった」と良い反応がありました。
大人数が訪れる会社説明会での受付がスムーズに
ー moreReceptionの使い勝手はいかがですか？
来客の予定をシステムに入力し、QRコードを発行する操作は、思っていたよりも簡単でした。導入前は故障を心配していましたが、設置後、故障は一度もなく安心しています。
お客様からも好評ですし、予想外の効果としては、採用活動での企業イメージアップが挙げられます。応募者には会社説明会や面接のために来社してもらいます。会社説明会の場合、同時刻に複数名が来社するので、事前にQRコードを発行し、そのQRコードで受付をしてもらうことでスムーズに対応できるようになりました。また、受付まで気を配っている姿勢を示すことで、会社への信頼性が増す効果も生まれていると感じています。
ー moreReceptionへの期待をお聞かせください。
今後の進化に期待しています。ITシステムは、ニーズに合わせて常にバージョンアップし続けるもの。例えば、当社はMicrosoft365を活用しているので、moreReceptionがMicrosoft365と連携できるようになると、より便利になると思います。
アウスリンクグループ（株式会社アクト）
情報システムの企画・開発から保守、ITコンサルティングなどを手掛ける株式会社アクトとグループ会社は、2022年のオフィス移転を機にmoreReceptionを導入。来社するお客様への接遇を重んじ受付システムの設置を決めた株式会社アクトの総務・人事部ご担当者様に導入の決め手から効果まで伺いました。
