領収書・請求書における電子帳簿保存法対応とは

「経費・請求管理」領域における電子帳簿保存法対応について

これまで第1回のコラムでは「2022年1月施行：改正電子帳簿保存法とは？ 考えるべきポイントについて簡単解説！」
第2回のコラムでは、「見積書・発注書・契約書における電子帳簿保存法対応とは」についてご紹介しました。

受領した電子データ、および紙で受領した書類をスキャンした電子データを保存するにあたり、満たさなければならない要件、またその要件を満たすための文書管理ソリューションとその前捌きとなるAI-OCRとワークフローソリューションを組み合わせることで、業務の効率化を図り、デジタル化を進めることで在宅勤務を始めとした「ニューノーマル時代」の新たな働き方に対応し、その先にあるデジタルトランスフォーメーション（DX）を目指すというものです。

「経費・請求管理」領域においてもこの考え方は変わりませんが、今一度改正電子帳簿保存法ににおける「電子データ保存の義務化」について触れたいと思います。繰り返しになりますが、本義務化は電子帳簿保存法に対応する/しないに関わらず、全ての企業において対応する義務があるため、注意が必要となります。

「経費・請求管理」領域における電子データ保存の義務化

電子データ保存の義務化により、2022年1月1日以降の全ての電子取引については真実性と可視性を確保した上で、電子データによる保存を行う必要があります。

• 電子取引情報の出力書面等の保存が不可

  Webサイトやメール等で受領した請求書や領収書等のPDFファイルを印刷して書面で保存することが認められなくなった。

• 　
  検索要件の充足等の新要件が必須化

電子取引で受領した請求書や領収書の電子データについて、これまで印刷してシステムから発行された帳簿書類や郵送等で紙の書面で受領したものと合わせてキャビネットや倉庫に保存していた企業は、電子データによる保存、保管方法を本格的に検討する必要があります。改正電子帳簿保存法をきっかけに電子取引だけではなく、紙で受領した請求書や領収書についても電子帳簿保存法に対応し、デジタル化することを検討する企業も増えております。これは「経費・請求管理」領域における次の2つの特徴からその傾向にあるものと考えております。

• ①デジタル化による効果が大きい
  • 請求書・領収書業務における「申請者の入力作業」、「承認者の確認作業」の負荷を大幅軽減することができる。
  • 請求書・領収書業務がペーパレス化することで、経理部門においても在宅勤務を推進（デジタル経理）することができる。
  • 後のデータ検索・分析が可能となり、請求書・領収書データ可視化による更なる業務効率化・ガバナンス強化も図ることができる。
• ②「経費・請求管理」領域の業務はデジタル技術との相性が良い
  • 「繰り返し作業」、「労働集約的作業」が多いという請求書・領収書業務の特性から、請求書・領収書業務をルール化しやすい。
  • AI-OCRを用いた請求書・領収書データの入力により、「申請者の入力作業」、「入力誤りによる差し戻し」をなし、更なる業務効率化を加速することのできる業務領域である。

昨今のコロナ禍においては在宅勤務が当たり前となっており、また今後の令和5年度適格インボイス制度に向けても対応策の検討が必要です。「経費・請求管理」領域に特化したソリューションを用い、デジタル化やその先にあるDX推進に取り組む企業においては、リスクなく短期で結果を出し、デジタル化による大きな効果を得ております。
富士ソフトでは各種ソリューションによる改正電子帳簿保存法への対応はもちろんのこと、各企業がデジタル化やDX推進においてどのような対応で進めたかの事例のご紹介も可能です。
弊社でご提案できる電子帳簿保存法ソリューションは下記からご覧いただけます。
電子帳簿保存法対応ソリューション