見積書・発注書・契約書における電子帳簿保存法対応とは

「契約管理/見積・発注管理」の電子データ保存要件とは？

まず国税関係帳簿書類と呼ばれる「契約管理/見積・発注管理」の電子データを保存するするための要件を見ていきましょう。
電子帳簿保存法には、大きく2つの要件があります。

• 真実性の確保
  • データの訂正や追加、削除などの「事実」が確認できること
  • 他の国税関係帳簿書類と相互に関連する項目を持ち、互いに確認できること
  • データの作成に当たり社内で決められた規程に基づいて入力
  • 保存ができていること

  
  上記を満たし、データが改竄されていないことを証明する必要があります。
• 可視性の確保
  • ディスプレイの画面や書面にて、整然とした形式・明瞭な状態で速やかに出力できること
  • 検索要件の充足等の新要件が必須化

  
  
  
  上記を満たし、監査など必要に応じて検索して確認できる必要があります。

「契約管理/見積・発注管理」の電子データ保存要件に対応するには？

次に、「契約管理/見積・発注管理」で各書類を電子保存するための仕組みを考えていきましょう。

１）電子データを保存する

まず見積書・発注書・契約書の電子データを保存して残しておく必要があります。
もちろん単純にファイルサーバに電子データを保存すれば良いわけではありません。
電子化した電子データの真実性・可視性を確保するために、受領した電子データにタイムスタンプを付与したり、 電子データに対する操作の記録を確認できる機能、格納した電子データを検索できる機能を保有している必要があります。

一般的に文書管理ソリューションと呼ばれ、ファイルを格納するだけでなく、OCR機能を使って電子データから文字情報を読み取ることができる製品もあります。
数多くのソリューションが存在しますが、電子帳簿保存法に対応するためには公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）の認証を受けたソリューションを使うと安心です。

２）電子データを扱う

見積書・発注書・契約書の電子データを保存するにあたり、普段の業務をイメージしてみましょう。

どの企業でも他社との取引を行う際に、「契約管理/見積・発注管理」は必ず登場しますが社員が誰でも勝手に発行してよいものではなく、必ず社内の「承認」を受けてから発行されるのは同じではないでしょうか。
もし紙の書類が残っている、Excel、Word、PDFをメールで回覧しているのでしたら、ワークフローのソリューションを導入することで、社内での申請・回覧・承認する作業をスムーズに、また短期間で進めることができるでしょう。

３）ソリューションを組み合わせて、より業務の効率化を図る

文書管理ソリューション、ワークフローソリューションを連携させることによって
・ワークフローで承認したデータを文書管理ソリューションに自動で格納する
・受領した電子ファイルを文書管理ソリューションに格納し、ワークフローで申請する帳票を自動で起票する
ことが可能です。自動化すれば、わざわざ電子データを格納する手間は増えず、また電子データを格納し忘れることもありません。

一昨年から続くコロナ過でリモートワークが浸透し、DX（デジタルトランスフォーメーション）を推進している企業が多くなっています。
電子帳簿保存法の対応と合わせて、検討してみては如何でしょうか。

弊社でご提案できるワークフローや文書管理、OCR機能の組み合わせは下記からご覧いただけます。
電子帳簿保存法対応 ソリューション

次回のコラムでは、「経費・請求管理」の電子帳簿保存法の対応について、お話いたします。