管理者が必要とするデータの種類
パソコンを使っていると、Windowsの更新プログラムやソフトウェアのセキュリティアップデートが必要になります。個人利用の端末であればその適用タイミングは自由ですが、組織として管理するためには適切に運用しなければなりません。
一般的に、企業の社内システムやインフラの管理は限られた人数で対応しているため、社員の個々のパソコンに最新の更新内容が適用されているかを全台数分確認するのは大変です。最近は、多くの企業で資産管理ツールが導入され、ある程度は一元管理できるようになってきました。しかし、その多くは、管理対象のハードウェアの情報を一覧として表示し、導入されているソフトウェアの種類などを把握するだけなのではないでしょうか。
DXの推進やテレワークによる働き方改革によって、組織の管理者が必要とするデータが変わってきています。例えば、社員がどのような業務でパソコンを使っているのかを分析する場合には、単純にソフトウェアの種類やライセンスなどの状況を把握するだけでなく、使用頻度や使用時間、どんなデータにアクセスしているのかなどDXを推進するために必要なデータがますます重要になっていくと考えられます。
それらのデータを元にパソコンを選定・導入し、さらに使用中に取得したデータも活用して、機器の交換タイミングなどの検討にも活用したいものです。そのためには、使用されているパソコンのどんなデータを、どのように収集するかがポイントになってきます。
デスクトップフルサービスとは
富士ソフトでは、お客様のニーズに合わせたパソコンの選定、リース会社からの調達、WindowsのOS更新の支援などパソコンに関する幅広いサービスを提供しています。さらに当社が開発した資産管理ツールによるアップデート管理などを含めたワンストップサービスが、「デスクトップフルサービス」です。
このサービスは、面倒なパソコン関連業務を富士ソフトが丸ごと全部サポートします。情報システム担当者をパソコン関連業務から解放し、その分の時間をDXなどの今後に向けた検討に使っていただこう、というものです。
パソコン関連業務といっても、業務内容によってパソコンに求める性能は異なります。管理者としては、多少価格が上がってもパソコンの性能を上げることで生産性が上がるのであれば、費用対効果の高いパソコンの導入を検討するでしょう。
しかし、使用者から申告がなければパソコン性能が十分なのか、不足しているのかわかりません。たとえ不足していても、その業務ではどのくらいの性能が必要なのか、パソコンのシステムの稼働状況といったデータがないと、パソコンの性能アップが生産性向上につながるのか客観的に判断できないのです。
パソコンから必要なデータを収集する
では、パソコンからどのようなデータを集めればよいのでしょうか？
まず必要なのは、ハードウェアの種類やOSのバージョン、インストールされているソフトウェアとそのライセンスなどが考えられます。これらは一般的な資産管理ツールでも収集できます。セキュリティ対策として、エンドポイントセキュリティなどのウイルススキャンが実行されているか、という情報も必須でしょう。
操作ログも取得できると便利です。担当者が業務を進めるなかで、どの作業にどれくらいの時間を使っているかがわかります。さらに、CPUやメモリの使用量などを合わせて分析することで、作業にたいしてパソコンのスペックが十分なのか、性能を上げることで生産性が上がる可能性があるのかが見えてきます。他に有効なツールがある場合は、それを導入することで生産性が上がるのかも判断できるのです。操作ログを分析することによって、最適なパソコンの性能やツールの選択など、生産性向上に向けた検討が可能なのです。
操作ログなどのデータを活用することで、真の労働生産性のようなものが見えてきます。労働時間の長さを見るだけでなく、その人がどれくらい集中して仕事をしているのか、ということがわかると、論理的な評価を行えるようになります。また操作ログデータをもとに自分自身が分析結果を確認すれば、より効率的な働き方を検討することが可能です。
テレワークでの就労時間の管理
資産管理ツールで収集したデータの活用事例をご紹介します。
当社は、オフィス出退勤時に入場ゲートに社員証をかざすことで、出退勤時刻を客観データとして記録しています。「オフィスに滞在している時間が就業時間」という管理方法です。しかし、コロナ禍で全社的にテレワークになり、オフィスへの出社が激減しました。これではオフィスのゲートを通ったというデータがとれません。
そこで、資産管理ツールから取得できるデータを活用することにしました。その日最初にパソコンを起動した時刻、最後にパソコンを使用した時刻を出退勤時刻と判断します。Webの勤怠管理システムへの勤務予定や実績の登録、Teamsなどのチャットやメッセージも勤務状況の連絡などに利用していますが、資産管理ツールで客観データとして情報収集することで、勤怠管理を自動化できるメリットがあります。
また資産管理ツールは、パソコン上で稼働しているアプリや入力状況などから、作業状況をデータとして取得できます。作業する人によっては作業効率のいい時間帯や集中に適した時間帯なども異なるでしょうから、あらためて働き方を考えてみるとよいかもしれません。
今後について
富士ソフトのデスクトップフルサービスは、今後もサービスを拡大し、提供していきます。データ分析にも活用できるさまざまなレポートを増やす予定です。将来的には、AI（人工知能）を活用した自動分析やレポート出力などの仕組みも検討しています。
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