まるで対面のような商談を実現するオンライン商談ルーム「MEMTOM」

はじめに

富士ソフトは、独自開発したオンライン商談ルーム「MEMTOM」を提供しています。同じ資料を複数の人がリアルタイムで操作し、相互理解を深めたうえで合意形成できるツールです。まるで対面のような商談を実現できるので、“面と向かって”という意味を込めて「メントム」と読みます。様々なシーンでご利用いただけて、誰にでも簡単に操作できるMEMTOMの特徴をご紹介します。

MEMTOMとは何か

オンラインの商談やミーティングが当たり前になり、多くの企業ではGoogle MeetやMicrosoft Teams、Zoomなどのツールが使われています。これらのツールは、参加者がカメラを有効にすることでお互いの顔を見ることができ、画面共有機能により参加者の画面を他の参加者の画面上に表示できます。

この時に共有できるのは、参加者がPCやタブレットなどの端末で表示している画面であり、その端末で開いているファイルです。ファイルを操作できるのは、画面を共有している人だけなので、他の人が自分の端末の画面を見せたい場合は、画面共有を交代する必要があります。共有された画面を見ている人が、「ここ」や「そこ」などと画面の場所を言葉で示しても、正確に伝わらないことも少なくありません。

MEMTOMでは、資料をPDF形式のファイルとしてクラウド上に保存して共有します。その資料を操作する時には、参加者ごとのマウスポインタが、リアルタイムで画面上に表示されます。会話の中で各々が自分のマウスポインタを操作することで、1つの資料を参加者全員で見ながら、対面で話しているように場所を指し示して情報を共有できます。

資料のページを移動したい場合も、参加者は自分の画面上で自由にページをめくることができ、また自分が見ているページを他の参加者と共有することも可能です。

MEMTOMの操作

MEMTOMは、ホストが商談ルームを開設すると、パブリッククラウド上に環境が構築されます。ゲストは、指定されたURLから商談ルームにアクセスして会議に参加します。会議が終わると商談ルームは削除され、資料はすべてFISC安全対策基準(※)に準拠した当社のデータセンターに格納されるので、セキュリティ面でも安心してご利用いただけます。

Webブラウザ上で動作するツールなので、特定のアプリをインストールする必要もありません。Google ChromeやSafariなどマルチブラウザに対応していますので、PCだけではなく、タブレット端末でも操作できます。ITがあまり得意ではない人でも、URLをクリックするだけでアクセスでき、資料が共有されるので簡単です。

商談ルームにファイルをアップロードする操作も、Webブラウザ上で完結します。参加者が画面上にファイルをドラッグ&ドロップするだけです。ホストだけでなく、ゲスト(お客様)も、リアルタイムでファイルを追加できます。
さらに、ゲストはアカウントが必要ないことが特徴です。ゲストはURLにアクセスするだけでオンライン会議に参加、ファイルを操作できます。

※ FISC安全対策基準…FISC安全対策基準 FISC(金融情報システムセンター)が提供する、高い信頼性とセキュリティが求められる金融機関向けのシステム構築のためのガイドライン

ペーパーレスシステム「moreNOTE Hello!」をカスタマイズ

当社の既存サービスとして「moreNOTE Hello!」という製品があります。moreNOTE Hello!は、ペーパーレスシステム「moreNOTE」をWebブラウザでも利用できるようにしたサービスです。利用者同士で資料を共有する機能を持っていますが、TV会議のようにカメラ画像を表示する機能がありませんでした。当社のお客様との商談に利用した時や、moreNOTE Hello!のご提案時に、画面表示機能についてのご要望をいただいていました。

そんな中、地方銀行のお客様から、銀行のお客様とオンラインで効率的に商談するためのシステムの提案を依頼されました。銀行では、住宅ローンの申し込みなどを受ける時に、記入欄について説明したり、お客様自身に記入していただいたりする場面が多々あります。しかし、間違えると書き直しが必要になるため、従来のように申込用紙などを送付してやり取りするのでは、お互いに手間も時間もかかってしまいます。

moreNOTE Hello!には、資料を説明したり、記入したりする機能が実装されていたため、必要な機能をカスタマイズしてご利用いただくことを提案しました。それを製品化したサービスがMEMTOMです。

銀行の担当者がお客様のもとへ移動する時間を削減できるだけでなく、記入漏れや記入ミスによるやり直しというお客様の負担も減らすことにつながるとご評価いただき、採用されました。

オンライン商談ルームMEMTOMが活用できるシーン

MEMTOMは、まずはニーズの高い銀行向けのソリューションとして開発しましたが、さまざまな業界でも活用いただけると考えています。

例えば、不動産業界で遠隔地の物件を契約する時、保険の申し込み窓口で契約内容を説明する時などが考えられます。また、医療機関や製薬業界でのMR(Medical Representatives)(※)なども、資料を使ったやり取りが発生する場合には、インタラクティブに会話できるMEMTOMは便利です。

また、MEMTOMでは、ビデオの高画質モードを用意しています。
高画質モードのビデオウィンドウでは、免許証の文字まで読み取れる画質を提供していますので、
相手の顔と免許証をセットでキャプチャすることで、簡易的な本人確認にお使いいただけます。


※ MR(Medical Representatives)…医療情報担当者(Medical Representatives)の略称。医療機関へ医薬品に関する情報提供や収集、伝達を行い、医薬品の適正使用や新薬開発に貢献する役割を担う。医師や薬剤師へ医薬品の品質や有効性、安全性を伝える一方、効果や副作用など現場のフィードバックを収集し、製薬会社による分析や評価の伝達を行う。

金融機関向けシステムならではのMEMTOMのセキュリティ

MEMTOMはクラウドサービスとして提供します。金融機関向けに開発されたシステムですので、セキュリティ対策も万全です。

  1. 商談ルームごとに異なるURL
    ホストが商談ルームを開設すると、パブリッククラウド上に環境が構築され、商談ルームごとに異なるURLが発行されます。他のお客様の情報が見えてしまうことはありません。

  2. パスワードの設定
    ゲストのアカウントは必要ありませんが、ログインする時にはパスワードが必要です。URLがわかっても、パスワードがわからないと参加できません。

  3. ウイルススキャン
    PDFファイルをドラッグ&ドロップでアップロードできますが、アップロード時にウイルススキャンが実施されます。問題ないファイルしかアップロードされないためウイルス対策も万全です。

  4. データベースの暗号化
    パブリッククラウド上にある資料はすべて暗号化しますので、クラウド上のデータが攻撃されても資料の中身はわかりません。

  5. 強制退室機能
    もし関係者以外がログインした場合、ホストはゲストを強制的に退室させることが可能です。

  6. 脆弱性診断
    商談ルームが作成されるパブリッククラウドおよび商談データがアップロードされる当社のデータセンターは、ファイルサーバも含めて、全体として脆弱性診断を定期的に実施しています。

まとめ

MEMTOMは、資料をセキュアに共有、更新できるオンライン会議のツールです。ぜひ安心してご利用ください。

関連サービスについて、詳しくはこちらをご覧ください

オンライン商談ルーム MEMTOM
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阿部 謙太郎阿部 謙太郎(Abe Kentaro)

金融事業本部
金融システム事業部 クレジットシステム部
部長

小川 剛弘 小川 剛弘(Takehiro Ogawa)

金融事業本部 金融営業部 ビジネスデザイングループ
課長 / エキスパート

竹澤 佳江竹澤 佳江(Takesawa Yoshie)

金融事業本部
SL企画室
室長

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