2020年5月28日（木）、『「働き方改革」のその先へ “在宅”は緊急対応から恒常対応に～With Corona、After Coronaの世界で～」と題して、富士ソフト株式会社主催のウェビナーを開催しました。
エグゼクティブ向けコロナ禍で考える在宅・DX経営ウェビナー開催のお知らせ
『「働き方改革」のその先へ』というテーマで、新たな時代の働き方とICT活用についてセッションがあり、Microsoft Teams、Zoom、YouTube Liveでライブ配信しました。
FUJISOFT Technical Report編集部より、ウェビナー参加レポートを2回に分けてお届けしています。
第2回となる今回は個別セッションの中から『オンライン会議環境の最適解』～システム選択だけではない。社員が“使える”環境作り～と題した、富士ソフト株式会社 プロダクト事業本部 moreNOTE事業部 事業部長の永瀬佳代子の講演をご紹介します。
1. コロナ禍以前の富士ソフトのオンライン会議
最初に、「オンライン会議」という言葉の定義について説明しました。オンライン会議は、主に「テレビ会議」と「Web会議」の2種類があります。テレビ会議は会議室にビデオカメラを設置して画面で各拠点の会議室をつなぐ方法のことで、Web会議は一般的にパソコンの内蔵カメラを使いながら、メンバーが様々な場所から参加する方法です。
コロナ禍以前の富士ソフトでは、主にテレビ会議を行っていました。各オフィスにテレビ会議システムを導入し、資料の共有には、自社製品であるペーパーレス会議システム「moreNOTE」を活用することで、他拠点オフィスや出張先、自宅など、どこからでも会議に参加できるようになっていました。大雨や台風の時など出社できない状況でも、自宅から重要な社内会議に参加でき、出張時などは海外からも参加できる状況でした。
このように働き方改革を万全に進めていたつもりでしたが、今回のコロナ禍では課題も多く見つかりました、その経験をもとに、現時点で富士ソフトが考える「オンライン会議の最適解」をご紹介しました。
2. オンライン会議システムの違いと選定基準
オンライン会議システムの市場は競争が激化しており、2019年9月時点では、Zoom、Cisco Webex、Microsoft Teamsが主流となっており、国内ではV-CUBEがトップシェア、営業の商談に特化したbellfaceが注目されている状況でした。
ところが、コロナの影響で状況が変わり、2020年5月にはZoomが一歩抜け出しています。Zoomには映像の背景を変えられる機能があり、これが大きく話題になりました。ZoomにMicrosoft Teams、Cisco Webexが追従し、機能追加の激化が続いています。
実際にスペックを比較してみると、メインの機能についてはそれほど大きな違いはなく、料金に応じて参加できる人数に違いがあったり、他のサービスとの連携の機能に違いがみられたりします。
では、どういった基準で選んでいくのかについて解説しました。
オンライン会議の使用シーンで考えてみますと、まずは「社内会議」と「社外会議」に分けられます。さらに社外会議では、お客様との継続的なコミュニケーションに使うのか、初めてのお客様に一度だけ単発で利用するのかによっても要件が異なってきます。
社内会議では、画質やシステムの安定性、セキュリティが選定の基準になりますが、単発の商談などでは、アカウント不要で初めての人でもすぐに使用できる手軽さが求められます。また、日本のお客様の場合は、国内でのサポートを重視して、国内製品を選ばれることもあるそうです。
オンライン会議のメリット、デメリットは何でしょう。
メリットとしては、コスト削減や場所を問わず、時間も融通がきき、コミュニケーション頻度が向上し、意思決定のスピードアップにつながります。デメリットとしては、通信状況に左右される上に、雰囲気が伝わらない、初対面の方とはコミュニケーションがとりにくいなどもあり、会議が活性化しにくいこともあるようです。
オンライン会議では、会話が「一方向」のなのか「双方向」なのか、また内容が「過去」なのか「未来」なのかによっても会議の特性が変わってきます。Web会議は、過去の情報を一方的に話す会議が向いていると言われ、一方で、会議が活性化しにくいというデメリットから、未来のビジョンについてのブレストや、過去の障害の反省点についてのディスカッションには向いていないと言われます。
3. コロナ禍における富士ソフトのオンライン会議
富士ソフトは、在宅勤務環境を十分に整備していたはずでしたが、コロナ禍では様々な問題が発生しました。自宅にPCがない、ネットワーク環境がない、回線の通信量が足りない、といった環境面での問題だけでなく、社内では快適に利用できたテレビ会議システムが在宅勤務ではうまく使えないなど、ツール面での問題も発生しました。
また、営業活動ではこれまではお客様を直接訪問していたため、お客様とのオンライン会議に向けた準備が不足していたことなどから、急遽、自社プロダクトのペーパーレス会議システム「moreNOTE」の機能を追加開発しました。
これらの課題にスピーディーに対応し、あわせてオンライン会議システムを見直しました。
当社が主に利用したのは以下の3つのツールです。
①Microsoft Teams
Office 365に含まれており、富士ソフトでは以前から全社員がアカウントを所持しています。今回、追加投資なく使用できることから、社内会議に使用することにしました。画質や音声も安定していますので、経営会議など社内の重要な会議にも適用しています。
②Google Meet
富士ソフトではG Suiteを導入していましたので、日常的にGoogleカレンダーやチャットツールを活用しています。Googleカレンダーから会議を直接開始できる手軽さから、今後も標準システムとして使用することにしました。
③Zoom
今回、新たに営業現場に導入しました。お客さまとの会議などの場合に、Microsoft TeamsとGoogle Meetは参加いただくお客様側にもアカウントの開設や設定が必要なことが問題でした。Zoomは特別な準備が不要で簡単に始められ、品質も優れており、参加者の表情などもわかりやすいため使用することにしました。
これらの3ツールを利用シーンに応じて使いわけ、さらに自社製品のペーパーレス会議システム「moreNOTE」を会議の資料の管理に使用することで、どこからでも、だれとでも、どんなシーンでも対面と遜色なく議論できるオンライン会議が可能になりました。
moreNOTEは、スケジュールの一覧から会議を選択することで、いつでも会議に使う資料を閲覧できます。カレンダー形式で会議資料を探しやすく、資料の蓄積や情報管理に使えます。社内会議用に利用できる機能としておりましたが、この度のコロナ禍を受け、社外のお客様もブラウザでゲスト参加でき、資料を同期閲覧したり、先読みしたりする機能を追加開発しています。（７月下旬リリース予定）
4. オンライン会議システム選定時のポイント
最後にまとめとして、オンライン会議システム選定時のポイントについて紹介しました。ポイントは、次の3つを挙げていました。
1. 利用シーンを洗い出し選定
→お客様との利用などを想定
2. 連携システムによる効果も考慮
→TeamsとOffice製品との連携など
3. クラウドサービスの機能改善はイタチごっこ、定期的な見直しも
→ある製品にしかなかった機能が、次の日には別の製品で機能が追加されることも
Afterコロナの状況では、これまでのように「オンラインのコミュニケーションを対面のコミュニケーションにどう近づけるか」ということではなく、「オンラインのコミュニケーションが当たり前」という考え方が大前提になると言われています。
「私たちは『オンラインだからこそできる情報付加価値』があると考えており、システム開発会社として『オンラインのコミュニケーション』がよりよくできるような技術開発による貢献ができればと感じている」という言葉で締めくくっていました。
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